ZARZĄDZANIE PRZEZ ZADANIA
Charakterystyka metody
Zarządzanie przez zadania (ZPZ) – polega na formułowaniu przez kierownika konkretnych i mobilizujących zadań rzeczowych oraz zlecaniu ich do wykonania podwładnym wraz z określeniem terminów ich realizacji. Każdemu ustala się na ogół normę (granicę) czasu w którym zadanie ma być wykonane. Zadania mogą wynikać z dwóch źródeł.
Pierwszym źródłem są cele i plany organizacji, lub jej części (cele i plany pionów organizacyjnych, wydziałów, komórek itp.)
Tabela 1
Przykładowe zadania formułowane na podstawie celów podmiotu.
Ciągły cel Konkretne zadania na najbliższy rok
1. Zapewnić odpowiednią stopę zysku. Zapewnić 15% stopę zysku, 5% większą niż w poprzednim roku.
2. Zapewnić poważny udział w rynku. Zatrzymać 75% dotychczasowych klientów.
3. Sprawnie produkować. Zwiększyć wydajność o 5%.
Przyjmując jako źródło zadania sformułowane wcześniej cele lub plany powinniśmy traktować je jako bardzo konkretne cele, dla których określa się rodzaj czynności, jej efekt, podmiot realizujący, termin ukoń¬czenia, przekazany zakres uprawnień i odpowiedzialności oraz czasami, gdy zachodzi taka konieczność, także sposób realizacji zadania.
Rozbijanie celów na poszczególne, konkretne zadania oraz jasno określone wskaźniki ich realizacji, w znaczący sposób zwiększa szansę ich wykonania, a co za tym idzie również osiągnięcie celów, z których one wypływają. Istnieje bowiem tendencja do skupiania większej uwagi na tych działaniach, za które pracownicy są konkretnie i bezpośrednio oceniani.
Drugim źródłem powstawania zadań są pomysły i idee generowa¬ne przez kierownika. Jest to szczególnie ważne źródło formułowania zadań dla zespołu. Rozwój każdej organizacji wiąże się bowiem z wy¬znaczaniem nowych perspektyw, kierunków rozwoju. Zadanie formuło¬wania nowych pomysłów spoczywa na każdym kierowniku, niezależnie od poziomu zarządzania, czyniąc go przez to osobą twórczą. Kierownik ustalający nowe perspektywy działań ma do dyspozycji tylko informacje opisujące bieżącą rzeczywistość organizacji, a musi podejmować decy¬zje co do jej przyszłości. Aby móc to czynić, potrzebna jest mu duża wy¬obraźnia. Oczywiście dobry kierownik potrafi umiejętnie wykorzystać również potencjał swojego zespołu - zachęca swoich podwładnych do poszukiwania pomysłów i ciekawych rozwiązań, dzieli się swoimi oba¬wami, co do wprowadzenia ich w życie, a Jeśli dysponuje lepszym roz¬wiązaniem powinien je dyskretnie podsunąć swoim podwładnym.
Bardzo ważne, od strony technicznej, jest przedstawienie, pomysłów na piśmie, co pozwala na bezpośrednią ocenę ich realności, kompletno¬ści, a także jest podstawą do ich konkretyzacji właśnie w postaci zadań. Poza tym może się okazać, że dzięki zapisowi, do pomysłów i zadań, które obecnie z różnych przyczyn nie mogą być zrealizowane, będzie można powrócić w przyszłości w dogodnych, realnych warunkach ich realizacji
Proces realizacji metody
Realizacja procesu zarządzania przez zadania może przebiegać w trzech fazach:
Faza1
Kierownik sporządza zestaw zadań przewidzianych do realizacji w danym okresie. Zależnie od horyzontu planowania może to być np. rok, półrocze, kwartał miesiąc tydzień. Zestawienie zadań powinno być przedstawione w sformalizowanej postaci np. w specjalnym dzienniku zadań i pomysłów
Tabela 2.
Dziennik zadań i pomysłów.
Jednostka czasu Zadania Pomysły Termin
Realizacji Poziom i zakres
realizacji
podstawowe Termin
realizacji uzupełniające Termin realizacji zadań pomysłów
Dzień
Tydzień
-
-
rok
Faza 2
Kierownik powinien przekazać zadania pracownikom na specjalnie zorganizowanej odprawie zespołu. Każdy pracownik powinien otrzymać listę zdań do wykonania w danym dniu. Lista ta powinna zostać posze¬rzona o zadania uzupełniające i zastępcze, których realizacja może mieć miejsce w przypadku powstania ewentualnych luk czasowych. Zależnie od momentu przeprowadzenia odprawy kierownik powinien przekazywać odpowiedni zakres zadań. Np. na początku tygodnia - kierownik przeka¬zuje zadania na następny tydzień, na początku kwartału - na następny kwartał. Oczywiście wraz z poszerzaniem horyzontu czasowego zadania powinny przybierać bardziej syntetyczną formę.
Aby ZPZ było skuteczne należy codziennie skontrolować w jkaim stopniu wszystkie zlecone pracownikom zadania zostały zrealizowane lub zaawansowane. Technika ZPZ zdaje dobrze egzamin na niższych szczeblach zarządzania oraz działaniach niepowtarzalnych i niecyklicznych, kiedy ma miejsce częsta zmiana zadań.
W dalszej części tej fazy, kierownik dokonuje zapisu poszczególnych zadań, jak również zakresów uprawnień i odpowiedzialności w układzie personalnym
Tabela 3.
Indywidualny przydział zadań dziennych.
Lp. Imię i nazwisko
pracownika Zadanie Zakres uprawnień decyzyjnych Zakres odpowiedzialności
podstawowe uzupełniające
1
-
-
n
Faza 3
Kontrola realizacji zadań pozwala kierownikowi na osiągnięcie kilku ważnych celów
• cel informacyjny - zapisując poziom i zakres zrealizowanych zadań kierownik ma możliwość bieżącej orientacji w poziomie pracy swojego zespołu;
• cel motywacyjny - kontrola wykonania zadań ukazuje postępy w ich wykonaniu, a przez to motywuje do dalszego wysiłku, a tak¬że zgłaszania coraz ciekawszych pomysłów;
• cel korygujący - umożliwia weryfikację zadań zgodnie z kryte¬rium realności ich wykonania.
Zalety i wady metody
Wśród zalet powyższej metody można wymienić np. to, że
1. powoduje wzrost wydajności pracy,
2. umożliwia lepsze wykorzystanie czasu pracy,
3. umożliwia efektywne wykorzystanie tzw. luk czasu,
4. dobrze sprawdza się w przypadku zadań trudnych do prognozowa¬nia, niecyklicznych,
5. nie pozwala na zbaczanie z obranego kierunku strategicznego.
6. wzrost sprawności organizacyjnej kierowników
Wśród wad metody można wymienić przede wszystkim:
1. cząstkowość metody,
2. pomijanie psychospołecznych determinantów pracy kierownika.
3.większa skłonność do autokratycznego stylu kierowania
4. trudności z oszacowaniem czasu trwania poszczególnych zadań
5. konfliktogenność wywoływana nadmiarem zadań zleconych pracownikom
Adam Mickiewicz "Dziady część III"