Projekt systemu zarządzania agencji reklamowej
1) Profil firmy
Nasza firma jest agencją reklamową. Początkowym obszarem jej działania jest województwo mazowieckie z ukierunkowaniem rozwoju na obszar całej Polski a w przyszłości na Europę. Centrala spółki znajduje się w Warszawie, obecnie powstają trzy pododdziały w trzech miastach województwa mazowieckiego: Ostrołęce, Radomiu, Siedlcach. W miarę rozwoju i objęcia obszarem działania całego kraju, Polska zostanie podzielona na 4 regiony. W każdym regionie będzie funkcjonować jedno biuro regionalne, pod które podlegać będą pododdziały w większych miastach regionu (maksymalnie trzy). Agencja świadczy usługi tzw. full service, to znaczy: zajmuje się pośrednictwem między zleceniodawcą a kanałem reklamy we wszystkich możliwych zagadnieniach reklamowo - marketingowych, projektowaniem środków reklamy (tzn. projektowanie spotów telewizyjnych i radiowych, plakatów, katalogów, ulotek, szyldów reklamowych, bildboardów, reklam prasowych i innych materiałów reklamowych), doradztwem w zakresie reklamy, badaniem rynku reklamowego, prowadzeniem polityki reklamowej zleceniodawcy (planowanie i opracowywanie koncepcji reklamy), organizowaniem i prowadzaniem kampanii reklamowych, zarządzaniem budżetem reklamowym zleceniodawcy i badaniem skuteczności reklamy. W przyszłości spółka planuje objąć zakresem swoich działań również produkcję spotów telewizyjnych i radiowych oraz usługi drukarskie. Agencja nie specjalizuje się w konkretnej branży czy grupie docelowej – jest elastyczna i dostosowuje się do wymagań klienta.
2) Forma prawna i struktura własności
Nazwa firmy: REKLAND Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Wybrana przez nas forma prawna to Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Spółka z o.o. jest spółką kapitałową i w odróżnieniu od spółek osobowych (spółka cywilna, jawna, komandytowa) odpowiada wobec wierzycieli tylko całym majątkiem spółki, a nie wspólników (z wyjątkiem wierzytelności wobec Skarbu Państwa). Poza tym osobowość prawna i wysoki kapitał założycielski (będzie powiększany w miarę rozwoju spółki) zwiększa nasze zaufanie wobec banków i klientów. Spółka z o.o. daje duże możliwości finansowe z sumowania udziałów każdego wspólnika. Działalnością spółki zajmuje się zarząd, który nie musi składać się ze wspólników. Daje Nam to możliwość zatrudnienia profesjonalistów w dziedzinie zarządzania. Kontrolę nad zarządem będzie sprawowała Rada Nadzorcza, która będzie się składała ze wspólników. W przypadku odejścia lub śmierci wspólnika Spółka z o.o. może kontynuować dalszą działalność (inaczej niż np. w spółce cywilnej, gdzie musi ona zakończyć swoją działalność). Spółka akcyjna, chociaż umożliwia zgromadzenie większej ilości kapitału, to jej założenie jest znacznie dłuższe i skomplikowane. W przyszłości, jeżeli będzie taka potrzeba np. z powodu niewystarczających środków kapitałowych, łatwo można zmienić spółkę z o.o. w akcyjną.
3) Struktura kapitału
Każdy wspólnik będzie miał po jednym równym udziale w wysokości 20.000PLN. Kapitał zakładowy wynosi 100.000 PLN.
4) Bilans przedsiębiorstwa
Bilans przedsiębiorstwa p roku działalności jest przedstawiony w tabeli 1.
Aktywa Pasywa
A.Majątek trwały 607000 A. Fundusz własny 500000
I. Wartości niematerialne i prawne 90000 I. Fundusz podstawowy 100000
4. Inne wartości niematerialne i prawne 90000 II. Należne lecz nie wniesione wpłaty na poczet funduszu podstawowego 0
II. Rzeczowy majątek trwały 517000 III. Fundusz zapasowy 400000
3. Urządzenia techniczne i maszyny 156000 3. Tworzony zgodnie ze statutem lub umową 400000
4. Środki transportu 240000 IV. Fundusz rezerwowy z aktualizacji wyceny 0
5. Pozostałe środki trwałe 121000 V. Pozostałe fundusze rezerwowe 0
III. Finansowy majątek trwały 0 VI. Niepodzielony wynik finansowy z lat ubiegłych 0
IV. Należności długoterminowe 0 VII. Wynik finansowy roku obrotowego 0
B. Majątek obrotowy 395000 B. Rezerwy 0
I. Zapasy 0 C. Zobowiązania długoterminowe 230000
II. Należności i roszczenia 204800 2. Długoterminowe kredyty bankowe 180000
1. Należności z tytułu dostaw i usług 200000 3. Inne długoterminowe zobowiązania 50000
4. Pozostałe nalezności 4800 D. Zobowiązania krótkoterminowe i fundusze specjalne 272000
III. Papiery wartościowe przeznaczone do obrotu 0 I. Zobowiązania krótkoterminowe 272000
IV. Środki pieniężne 190200 2. Kredyty bankowe 140000
1. Środki pieniężne w kasie 18000 3. Zaliczki otrzymane na poczet dostaw 20000
2. Środki pieniężne w banku 149200 4. Zobowiązania z tytułu dostaw i usług 85000
3. Inne środki pieniężne 23000 7. Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń 27000
C. Rozliczenia międzyokresowe 0 II. Fundusze specjalne 0
E. Rozliczenia międzyokresowe i przychody przyszłych okresów 0
Suma : 1002000 Suma: 1002000
Tabela 1 Bilans przedsiębiorstwa po roku działalności
5) Misja
Wykonywanie reklam rzetelnie, dokładnie, fachowo i przy zastosowaniu najnowocześniejszych narzędzi, wiedzy i kompetencji oraz wszelkich dostępnych mediów.
6) Cele
Cele krótkoterminowe:
W roku 2000 Agencja REKLAND planuje osiągnięcie około 8 % udziału na rynku reklamy poprzez między innymi rozszerzenie działalności na cały kraj rozbudowując sieć przedstawicielstw.
Do końca roku 2000 - zdobycie pozycji lidera na ryku mało jeszcze znanej w Polsce reklamy typu businesstobusiness (ok. 20 % udziału na tym rynku), czyli skierowanej do firm oraz instytucji - obecnych i przyszłych partnerów rynkowych.
W roku 2000 Agencja Reklamy REKLAND stawia sobie za cel osiągnąć 15 % udziału w rynku reklamy internetowej (serwisy i poczta). W pierwszej połowie 2000r firma planuje poszerzenie oferty o reklamę opartą na technologii internetowej (w serwisach WWW i poczcie elektronicznej). Realizacja tego celu odbędzie się poprzez zawarcie odpowiednich umów z dostawcami internetowymi oraz stworzenie nowego działu „produktu reklamy internetowej”) i wykorzystanie dotychczasowego potencjału grafików komputerowych.
Cele długoterminowe:
W dalszej perspektywie (do 2002 roku) agencja planuje wejście na rynki państw Europy Wschodniej (Ukraina, Białoruś, Litwa) osiągając kilkuprocentowy udział w rynku.
W roku 2001 planowana jest budowa nowoczesnego studia filmowego i obróbki graficznej, zapewniającego integracje reklamy telewizyjnej, zewnętrznej, prasowej i internetowej.
Celem agencji jest uzyskanie certyfikatu jakości ISO 9000 do końca 2002 roku, co wymaga rozpoczęcia wdrażania procedur jakości od początku 2001r.
7) Strategia produktu.
Agencja Reklamowa REKLAND wytwarza zarówno produkty – środki reklamy, jak i świadczy usługi w zakresie prowadzenia kampanii reklamowych oraz wykonuje badania rynku reklamowego . Jest to agencja typu full-service.
Agencja wykonuje usługi na wyokim poziomie jakości.
Produkty oferowane są w wielu wersjach dostosowanych do określonych potrzeb klienta.
Agencja kreując produkt wykorzystuje najnowocześniejsze technologie informatyczne oraz korzysta z najnowszych zdobyczy psychologii.
Wraz z produktami oferowane są inne usługi jak obsługa posprzedażna, doradztwo oraz badania skuteczności reklamy.
Firma planuje wprowadzenie nowych produktów opartych na technologii internetowej.
Do rozwoju produktów Agencja wykorzystuje zarówno własny jak i obcy potencjał naukowo-badawczy.
8) Strategia dystrybucji.
Stosowane są zarówno własne jak i obce kanały dystrybucji: produkt dostarczany jest zarówno do odbiorcy finalnego, jak i do pośrednika.
Firma wkonuje czynności serwisowe.
Oferowane są rozmaite warunki i formy sprzedaży: kredyt, raty.
Stawiany jest nacisk na kulturę obsługi klienta.
Strategicznym celem firmy jest rozszerzenie działalności na cały kraj, a w dalszej perspektywie wejście na rynki międzynarodowe. Wymaga to stworzenia sieci przedstawicielstw oraz doskonalenia kanałów informacyjnych.
9) Strategia promocji.
REKLAND wykorzystuje rozmaite formy działalności promocyjnej, której celem jest zbudowanie trwałej więzi klienta z Agencją.
Agencja bierze udział w imprezach reklamowych, takich jak targi czy konkursy reklamowe oraz w sympozjach i konferencjach, a także organizuje cykliczne prezentacje, w których uczestniczą zarówno aktualni jak i potencjalni klienci.
Agencja do własnej promocji wykorzystuje zarówno klasyczne media reklamowe jak i internet.
Firma prowadzi badanie skuteczności własnych działań reklamowych.
Istotnym elementem polityki promocyjnej Agencji jest również kreowanie swojego wizerunku. Znajduje to konsekwencje zarówno w działalności typu public relations jak i w dbałości o jednolitość wizualną elementów graficznych wydawnictw i wystroju wnętrz.
10) Strategia ceny.
Ceny dostosowane będą do poziomu popytu, podaży oraz sezonowości. W tym celu prowadzony będzie stały monitoring rynku.
Cena nie będzie podstawowym narzędziem walki konkurencyjnej. Jakość kosztuje. Ceny kontrolowane są przez pion marketingu.
Cena dostosowywana jest do poziomu kosztów własnych.
Prowadzone będą negocjacje cenowe w wyniku których poziom cen różnicowany będzie rodzajem nabywcy (przypadkowy, stały), wielkością zamówienia, formą i terminem zapłaty.
11) Plany rozwoju Agencji Reklamy REKLAND:
Po osiągnięciu wysokiej pozycji na rynku polskim agencja reklamy REKLAND sp. z o.o. planuje jako kolejny etap swojego rozwoju wejście na rynki europejskie. Ten kierunek rozwoju możliwy będzie do realizowania dzięki reklamom internetowym (nie posiadającym terytorialnych ograniczeń dystrybucyjnych) oraz wejściu Polski do Unii Europejskiej po 2004r. W przyszłości agencja reklamowa REKALND planuje produkcję najnowszego rodzaju reklam telewizyjnych infomercials. Te trwające od 4 do 30 minut spoty, w opinii specjalistów mają doprowadzić do prawdziwego przełomu w promocji rynkowej na świecie. Kolejną elementem rozwoju będzie zaoferowanie reklamy polegającej na lokowaniu produktów w filmach fabularnych i widowiskach telewizyjnych (product placement.).
12) Analiza ogólna rynku reklamy w Polsce
Rozważania dotyczące jakiegokolwiek rynku zazwyczaj zaczyna się od oceny mobilności sektora konkurencyjnego. Mobilność sektora jest cechą obrazującą możliwości wejścia i wycofania się z rynku stanowiącego obiekt zainteresowania konkurujących firm. Możliwości te zależą od wysokości barier: z jednej strony broniących dostępu do danego rynku (bariery wejścia), z drugiej utrudniających opuszczenie go (bariery wyjścia).
Mimo występowania barier wejścia, nie są to przeszkody bardzo utrudniające zaistnienie firmy na rynku agencji reklamowych. W przypadku rynku reklamowego w Polsce, głównymi przyczynami powodującymi pojawienie się barier wejścia są:
Lojalność firm w stosunku do sprawdzonych agencji reklamowych
Technologia, do której dostęp związany jest z koniecznością posiadania specjalistycznej wiedzy i umiejętności nabytych w wyniku doświadczenia
Niewiedza o agencji
W przypadku barier wyjścia, na rynku reklamy nie występują jakieś znaczące bariery. Ze względu na dużą mobilność sektora konkurencyjnego rynek reklamy w Polsce można nazwać "pchlim targiem". Jest to taki rynek, który cechuje się dużą mobilnością działających na nimfirm, a w ślad za tym niską przeciętną rentownością.
Istotnym elementem oceny sytuacji konkurencyjnej jest rozpoznanie wewnętrznej struktury sektora, w ramach którego konkuruje lub zamierza konkurować analizowane przedsiębiorstwo. Rynek reklamy w Polsce można nazwać sektorem rozproszonym. Sektory rozproszone skupiają dużą liczbę przedsiębiorstw małej i średniej wielkości, z których żadne nie ma znaczącego udziału w rynku i nie może oddziaływać na wyniki całego sektora. Sprzyja to wyrównaniu sytuacji konkurencyjnej poszczególnych firm, zarazem jednak powoduje silne ich uzależnienie od mechanizmów regulacji rynkowej. Za główne przyczyny rozproszenia w analizowanym sektorze można uważać:
Niskie bariery wejścia
Rozproszenie odbiorców zmniejszające zależność pomiędzy wielkością dostawcy, a jego siłą przetargową
Dużą różnorodność asortymentu
Duży udział pracy twórczej
Osobistą obsługę
Lokalną reputację i miejscowe kontakty
Nowość sektora (jeszcze się nie skonsolidował)
13) Analiza konkurencji
Niniejszy paragraf zostanie poświęcony omówieniu w skrócie rynku reklamy w Polsce. Celem jest przybliżenie potencjału i możliwości rozwoju agencji reklamowych oraz przedstawienie specyfiki tej branży. Będzie to pomocne przy dalszych rozważaniach dotyczących funkcjonowania agencji i omawianiu poszczególnych stanowisk pracy.
W 1996 roku o około 3 mld zł, które przepłynęły przez polski rynek reklamy, walczyło ponad sto pięćdziesiąt agencji reklamowych full service, kilkanaście domów mediowych, studiów filmowych oraz szereg firm wyspecjalizowanych w konkretnych usługach: grafice, public relations, marketingu bezpośrednim, reklamie zewnętrznej, postprodukcji, druku oraz działaniach BTL, wykorzystujących kanały promocji inne niż tradycyjne media. Liczba firm obsługujących rynek reklamy w wciąż się zwiększa. Postępuje ich specjalizacja, rośnie konkurencja.
Agencje full service zapewniają pełną obsługę reklamową. Jest ich na naszym rynku najwięcej, grubo ponad sto. Do liderów, głównie tzw. “agencji sieciowych”, trafiają największe reklamowe budżety. Przedstawicielstwa i oddziały “agencji sieciowych” działają głównie w Warszawie, ale pracują również z klientami regionalnymi np. w Poznaniu, Krakowie czy we Wrocławiu. Są one zainteresowane jedynie współpracą, z dużymi firmami tj. takimi, które zamierzają przeznaczyć na reklamę powyżej miliona dolarów.
Polskie “renomowane” agencje full service i ich założyciele oraz pracownicy coraz częściej wywodzą się z międzynarodowych firm reklamowych i jeśli chodzi o poziom i kompleksowość usług, nie ustępują największym. Niektóre osoby po latach przepracowanych w zachodnich agencjach podejmują pracę na własną rękę i w naturalny sposób przejmują budżety dla wielkich nieopłacalne.
Wielu analityków przewiduje, że w najbliższych latach w Polsce należy się spodziewać ograniczenia wzrostu wydatków na reklamę, co bezpośrednio wpłynie na wzmożenie walki konkurencyjnej między agencjami reklamowymi. Ma się to wiązać z wejściem naszego kraju w nowy etap rozwoju.
W pierwszej połowie lat 90 międzynarodowe koncerny wydawały w Polsce na reklamę kwoty absolutnie nieproporcjonalne do wielkości sprzedaży czy chłonności rynku. Traktowały je jako długofalową inwestycję. Kreowano popyt na poszczególne marki, na długie lata budując ich pozycję w świadomości przyszłych konsumentów. Teraz inwestycje te będą ograniczane.
Wydatki na reklamę, stają się jednak obecnie elementem normalnego funkcjonowania przedsiębiorstw Polskich. Dlatego, coraz mniejszy wpływ na ogólne nakłady na reklamę będą miały firmy zagraniczne, a coraz więcej zaczną w tej dziedzinie inwestować przedsiębiorstwa polskie. Z makroekonomicznego punktu widzenia rynek reklamowy w Polsce jest nadal nieproporcjonalnie mały (pięciokrotnie) w porównaniu do swojej chłonności. Zwiększająca się konkurencja między producentami oraz obniżenie zdolności postrzegania konsumentów spowodowane przesytem i narastającą niechęcią do reklamy spowoduje, że budżety reklamowe będą musiały wzrastać do poziomu porównywalnego z innymi krajami europejskimi, czyli kilkakrotnie chłonności.
Sytuacja ta rokuje duże możliwości w zwiększaniu się obrotów na rynku reklamy, a tym samym rozwoju i powodzenia agencji reklamowych.
Tabela 2 Obroty agencji reklamowych w 1998 roku (mln PLN)
LLp Nazwa agencji reklamowej Obroty w roku 1998
1 Leo Burnett 52,8
2 Saatchi & Saatchi 48,0
3 ITI McCann Ericcson 46,8
4 LintasBBDO 38,9
5 BBDO 35,0
6 Ogilvy & Mather 26,8
7 J. Walter Thompson Parintex 23,4
8 Grey 19,8
9 DMB & B 19,0
10 Young & Rubican 17,0
Dane z tabeli 2 zostały graficznie przedstawione na wykresie poniżej.
Wykres 1 Obroty największych agencji reklamowych w Polsce
Obecnie na rynku agencji reklamowych w Polsce nie istnieje zdecydowany lider branży reklamowej. Owszem, istnieją 3 firmy, które pod względem obrotów w roku 1998 wyprzedzają konkurentów o około 25%, jednak jest to przewaga niewielka. Obroty agencji reklamowych zostały przedstawione w Tabeli 2 na stronie 8. Oczywiście, może być to zestawienie złudne, gdyż na rynku istnieje obecnie wiele firm niedawno powstałych, bądź też powstających, które mają szansę na osiągnięcie sukcesu. Naturalną rzeczą jest, że wraz z upływem czasu na rynku będzie pojawiało się coraz mniej nowych agencji, które mają szansę zostać przodownikami na rynku, ale w niektórych segmentach rynku reklam istnieje jeszcze miejsce do wypełnienia (reklama telewizyjna, radiowa).
14) Metody walki z konkurencją
Obok klasycznych usług reklamowych zamierzamy oferować usługi zupełnie nowe lub prawie nie znane jeszcze w naszym kraju, między innymi:
Reklamę i promocję rynkową typu businesstobusiness, czyli skierowaną do firm oraz instytucji - obecnych i przyszłych partnerów rynkowych.
Produkcję najnowszego rodzaju reklam telewizyjnych infomercials. Te trwające od 4 do 30 minut spoty doprowadziły do prawdziwego przełomu w promocji rynkowej na świecie.
Lokowanie produktów w filmach fabularnych i widowiskach telewizyjnych (product placement).
SIŁA PÓŁ GODZINY, CZYLI INFOMERCIALS W NATARCIU.
W reklamie powoli, ale nieubłaganie przemija epoka pamięci. Jeszcze do niedawna sądzono, że jeśli klient pamięta o produkcie, będzie go brał pod uwagę w czasie dokonywania zakupów. Jak się jednak okazuje, jest to tylko pobożne życzenie. Przekaz reklamowy rzeczywiście odnosi skutek, jeśli potrafi wpłynąć na sposób myślenia, a więc struktury poznawcze odbiorcy. Dominującą formą kontaktów producenta z klientem w "epoce pamięci" były w telewizji krótkie spoty, których długość z dekady na dekadę dramatycznie się zmniejszała ze względu na rosnące koszty czasu antenowego, kupowanego do celów komercyjnych. W latach sześćdziesiątych przeciętna reklama telewizyjna w USA trwała 60 sekund - na początku lat dziewięćdziesiątych 30 sekund, a ostatnio coraz częściej widzimy spoty trwające dwadzieścia sekund, a nawet krócej. Co można osiągnąć w tym czasie? Co najwyżej trafić do pamięci poprzez liczne powtórzenia takiej reklamy, ryzykując dodatkowo znudzenie i frustrację odbiorcy wskutek procesu zużycia się reklamy. Coraz częściej w telewizji pojawiają się już jednak spoty z nowej "epoki" - "epoki procesów poznawczych". Nazywają się "infomercials" (połączenie słowa "commercial" oznaczającego reklamę telewizyjną oraz słowa "information"). Trwają od 2 do 30 minut i przypominają (jeśli są dostatecznie długie) programy telewizyjne. Istotą tego gatunku jest prezentowanie dużej ilości ciekawej informacji przez odpowiednio długi czas, przyjęcie punktu widzenia klienta oraz kreowanie atmosfery zabawy. W latach dziewięćdziesiątych powstała idea "nowoczesnego" infomercials. Stworzył ją między innymi Tim Hawthorne, autor książki o wszystko mówiącym tytule: "Siła 30 minut". Od tego momentu zaczęły powstawać w zawrotnym tempie agencje specjalizujące się w nowej formie reklamy telewizyjnej. Zrzeszone w National Infomercial Marketing Association - które szybko z amerykańskiego stało się stowarzyszeniem międzynarodowym - prowadzą od dwóch lat natarcie o globalnym charakterze, którego efekty już widać. Na nakręcenie infomercials coraz częściej decydują się producenci znanych marek, takich jak ostatnio Apple, Jaguar, Nissan, Panasonic, Braun czy Time Life. Krótkie infomercials pojawiają się również obok tradycyjnych spotów telewizyjnych w zwykłych pasmach reklamowych. Zrozumienie nowej formy reklamy telewizyjnej jest - moim zdaniem - bardzo ważne. Dla wielu firm i agencji może oznaczać przejście do epoki prawdziwie efektywnego wykorzystania telewizji w reklamie...
REKLAMA DLA RYNKOWYCH PARTNERÓW NAPRAWDĘ SIĘ OPŁACA!
Do znajdywania i podtrzymywania kontaktów handlowych z partnerami rynkowymi nie wystarczą rozmowy telefoniczne, korespondencja i techniczne opisy produktów. Potrzebna jest również reklama i promocja rynkowa. Firmy poszukujące surowców i półproduktów, państwowe i prywatne instytucje dokonujące zakupów na dużą skalę, czy sieci dystrybucji i handlu to przede wszystkim ludzie, którzy w swoich decyzjach ulegają emocjom tak samo, jak zwykli klienci. Z myślą o nich w krajach zachodnich tworzy się specjalny rodzaj reklamy reklamę typu businesstobusiness. Wydatki na ten cel są czasami większe od wydatków na działania promocyjne skierowane do konsumentów. Nic dziwnego. Znalezienie właściwego partnera rynkowego (na przykład długoletni kontrakt rządowy), zapewnia firmie duże zyski, stabilność finansową i pewną niezależność od wahań koniunkturalnych.
Reklama typu businesstobusiness rządzi się jednak bardzo specyficznymi prawami. Nie wolno przenosić do niej wzorów reklam skierowanych do konsumenta. Nasza agencja jako jedna z nielicznych Agencji Reklamowych w Polsce ma dopomóc klientom w przyjęciu właściwej strategii nawiązywania i podtrzymywania kontaktów z rynkowymi partnerami. Naszym zdaniem, jest to bardzo opłacalna inwestycja w przyszłość firmy.
PRODUKTY W FILMACH: NIEZWYKŁA SZANSA DLA REKLAMODAWCÓW.
Produkty są naturalnym elementem prawie każdego scenariusza filmowego, zwłaszcza którego akcja toczy się w czasach współczesnych. Jak w prawdziwym życiu otaczają bohatera i mogą pomóc w kreowaniu wizerunku bohatera, ponieważ konsumpcja jest przedłużeniem stylu życia i osobowości oraz jednym z podstawowych wyznaczników statusu społecznego.
Dlatego akcja filmu pozwala na bardzo silne oddziaływania na konsumenta, bez obawy, że odczyta on reklamowe intencje twórców filmu. Jak widzimy w filmach zachodnich, znane marki nie tylko pojawiają się w tle jako rekwizyty, czy wspominane są przez bohaterów. Czasami mają kluczowe znaczenie dla akcji filmowej, jak ostatnio telefon komórkowy Nokia w filmie Święty.
Nasza agencja jako jedna z pierwszych na naszym rynku chce zaoferować profesjonalne lokowanie produktów w filmach i widowiskach telewizyjnych. Mamy zamiar zdobyć całe konieczne zaplecze ku realizacji tego celu:
porozumienia z najlepszymi polskimi producentami filmowymi;
porozumienia z największymi Agencjami Reklamowymi w kraju;
specjalistyczną wiedzę z dziedziny psychologii reklamy i zachowań konsumenta;
wiedzę i praktykę związaną z wprowadzeniem koniecznych modyfikacji do pierwotnego scenariusza;
biegłą pomoc prawną w tej zupełnie nowej dla polskiego środowiska prawniczego dziedzinie.
15) Struktura ogranizacyjna przedsiębiorstwa
Struktura przedsiębiorstwa jest przedstawiona na schemacie z następnej strony.
16) Opis funkcji pełnionych przez działy.
W strukturze firmy REKLAND wyróżnione są cztery główne części, są to działy: Administracji, Handlowy, Produkcji oraz Produktu i Rozwoju. Każda z tych gałęzi firmy pełni charakterystyczne dla siebie funkcje.
Dział Administracji
Dział Administracji składa się z dwóch sekcji: kadrowej oraz ekonomiczno – finansowej. Sekcja kadrowa zajmuje się zatrudnianiem pracowników, wypłatą wynagrodzeń i premii, przetwarzaniem danych pracowników oraz kandydatów do pracy, jak również ochroną tychże danych. Oprócz tego do funkcji sekcji kadr należy opracowywanie i wdrażanie systemów motywacyjnych oraz szeroko pojęte zarządzanie zasobami ludzkimi.
Drugą wyodrębnioną częścią działu administracyjnego jest sekcja ekonomiczno – finansowa. Dwoma podstawowymi obszarami działalności tej sekcji są: rachunkowość i finanse. W obrębie tych dziedzin sekcja realizuje następujące funkcje: prowadzenie ksiąg rachunkowych, sporządzanie dokumentów sprawozdawczych dotyczących działalności firmy, także tworzenie zestawień dla ZUS, Urzędu Skarbowego itp. Sekcja zajmuje się także planowaniem inwestycji, kontrolą wydatków firmy, płatnością faktur i rachunków oraz monitoringiem spływu należności oraz pozostałych czynników wpływających na przychody przedsiębiorstwa.
Dział Handlowy
Dział Handlowy odpowiedzialny jest za kreowanie wizerunku firmy na rynku oraz penetracją tegoż rynku. W obrębie tego działu występuje dywersyfikacja ze względu na obszar prowadzenia działalności. W związku z tym wyróżnia się komórkę marketingową działającą na poziomie centrali oraz cztery komórki regionalne. W ramach tego działu realizowane są następujące funkcje: promocja i reklama własna, badanie rynku dla potrzeb własnych, pozyskiwanie klientów, oferowanie i sprzedaż produktów firmy, zbieranie zamówień, negocjacje z klientami, kontakty z mediami w celu kształtowania wizerunku firmy.
Dział Produktu i Rozwoju
Dział Produktu i Rozwoju zróżnicowany jest ze względu na rodzaje produktów, które powstają w przedsiębiorstwie. Do jego głównych zadań należą: zbieranie pomysłów, opracowywanie scenariuszy, identyfikacja obecnych i przyszłych potrzeb klientów, kontrola realizacji projektowanych produktów, kontrola realizacji budżetu każdego z prowadzonych projektów, rozwój produktów w oparciu o nowe media lub w oparciu o nowe technologie wprowadzane w mediach już obsługiwanych przez firmę. Ostatnią funkcją pełniona przez ten dział są kontakty z mediami w imieniu klientów oraz w celu weryfikacji możliwości technicznych posiadanych przez poszczególnych ich przedstawicieli.
Ostatnią gałęzią wyróżnioną w strukturze firmy jest Dział Produkcji. Praca tego pionu związana jest bezpośrednio z działalnością gałęzi przedsiębiorstwa opisaną powyżej. Celem nadrzędnym tego działu jest wytwarzanie gotowych produktów na podstawie przygotowanych projektów. W tej gałęzi firmy realizowana jest część techniczna procesu produkcji. Pion ten odpowiedzialny jest wykonanie następujących funkcji: realizację reklam telewizyjnych, radiowych, zewnętrznych, w czasopismach, organizację zaplecza technicznego koniecznego do powstania produktów przedsiębiorstwa oraz analizę danych pochodzących z badań marketingowych zlecanych przez klienta.
17) Struktura przepływu dokumentów
Obieg dokumentów w strukturze organizacyjnej jest przedstawiony na schemacie z następnej strony.
18) Opis stanowisk w przedsiębiorstwie
Dyrektor generalny
Przełożony: Brak
Podwładni:
Dyrektor Administracyjny,
Dyrektor Handlowy,
Dyrektor ds. Produkcji,
Dyrektor ds. Rozwoju
Zastępstwo: Dyrektor Administracyjny
Cel stanowiska: Ogólna koordynacja działań głównych pionów firmy. Podejmowanie kluczowych decyzji dotyczących przyszłości firmy oraz reprezentacja firmy.
Zadania codzienne i powtarzalne:
Zatwierdzanie zakupu, leasingu, dzierżawy, sprzedaży majątku trwałego do firmy
Decyzje dotyczące urlopów, delegacji służbowych
Przegląd prasy codziennej
Przegląd korespondencji
Odpowiedź na korespondencję
Powtarzalne:
Zatrudnianie i zwalnianie pracowników
Ustalanie siatek płac, nagród, premii
Zawieranie umów z osobami fizycznymi i podmiotami gospodarczymi powyżej pewnej wartości
Decyzje o wdrażaniu systemów informatycznych
Zatwierdzanie założeń oraz rocznych planów techniczno-ekonomicznych
Zatwierdzanie bilansu rocznego
Decyzje dotyczące występowania i przystępowania do spółek
Udział w posiedzeniach zarządu
Kontrola raportów z analizy rynku
Zadania sporadyczne:
Decyzje o zakupie licencji i nowych technologii
Udzielanie kar i wyróżnień
Decyzje dotyczące opracowywania i wdrażania programów restrukturyzacyjnych
Decyzje opracowywania i wdrażania zmian w strukturze organizacyjnej
Decyzje dotyczące darowizn na cele charytatywne
Decyzje o odstępstwach od polityki kredytowej wobec niektórych klientów
Reprezentacja firmy na targach i konferencjach
Udział w obiadach z klientami strategicznymi
Udzielanie wywiadów dla mediów
Udział w spotkaniach Rady Nadzorczej
Uprawnienia:
Zatwierdzanie umów, faktur oraz zamówień dotyczących kwot do wysokości 250.000 PLN.
Zatrudnianie oraz zwalnianie pracowników we wszystkich pionach firmy.
Reprezentacja interesów firmy w urzędach administracji państwowej oraz wobec innych jednostek gospodarczych.
Dokumenty wpływające:
Raporty z realizacji budżetów poszczególnych pionów,
Zamówienia powyżej pewnej kwoty,
Faktury oraz rachunki powyżej pewnej kwoty,
Raporty z realizacji planów rozwojowych firmy,
Informacje pisemne dotyczące przekroczenia budżetów lub terminów realizacji wszystkich projektów,
Umowy współpracy z partnerami firmy,
Umowy z klientami
Dokumenty wychodzące:
Zatwierdzone budżety poszczególnych pionów,
zatwierdzony regulamin firmy,
plany rozwojowe dotyczące firmy,
zarządzenia dotyczące pracy podległych działów,
zatwierdzone siatki płac,
zatwierdzone umowy o pracę,
zatwierdzone umowy współpracy,
zatwierdzone umowy z klientami
Współpraca z innymi stanowiskami:
Dyrektor Finansowy: sprawozdania finansowe, odstępstwa od polityki kredytowej wobec niektórych klientów, umowy dotyczące kwot powyżej ustalonej wartości, angaże, roczne plany techniczno-ekonomiczne oraz budżety, taryfikatory;
Księgowa płac: siatki płac;
Dyrektor Handlowy: odstępstwa od polityki kredytowej wobec niektórych klientów, umowy z klientami dotyczące kwot powyżej 100.000 PLN;
Dyrektor ds. Rozwoju: uzgadnianie zakupu oraz leasingu nowych urządzeń technicznych, uzgadnianie zakupu licencji i nowych technologii, opracowywanie planów rozwojowych, uzgadnianie rozpoczęcia prac nad nowymi produktami;
Dyrektor ds. Produkcji: uzgadnianie zakupu licencji i nowych technologii, wprowadzanie systemów poprawy jakości produktów, uzgadnianie terminów rozpoczęcia realizacji projektów stworzonych przez Dział Rozwoju;
Kryteria oceny:
Wynik finansowy firmy,
Wizerunek firmy na rynku,
Udział firmy w rynku,
Polityka personalna,
Realizacja budżetu,
Realizacja planów rozwojowych,
Realizacja strategii firmy;
Wymogi co do obsady:
Wykształcenie wyższe (preferowane kierunki ekonomia, marketing, zarządzanie),
biegła znajomość języka angielskiego,
kilkuletnie doświadczenie na samodzielnym stanowisku,
znajomość branży reklamowej,
dyspozycyjność,
reprezentacyjny wygląd,
odpowiedzialność,
zdolność do podejmowania trudnych decyzji,
samodzielność,
odporność na stres;
Dyrektor ds. Rozwoju
Przełożony: Dyrektor generalny
Podwładni:
Kierownik produktu TV
Kierownik produktu radiowego
Kierownik produktu reklamy w czasopismach
Kierownik produktu reklamy zewnętrznej
Zastępstwo: Wybrany Kierownik produktu
Cel stanowiska: Zapewnienie najwyższej jakości wykonywanych produktów, przy wykorzystaniu najnowocześniejszych technologii oraz technik wpływania na odbiorcę. Zapewnienie jedności kampanii reklamowych realizowanych przez poszczególne działy. Zapewnienie realizacji projektów zgodnie z budżetem i harmonogramem.
Zadania codzienne i powtarzalne:
Koordynacja prac podległych działów rozwoju produkcji poprzez ścisły podział prac (co do zakresu i czasu), nadzorowanie i rozliczanie (codzienna odprawa z kierowników produktu).
Współpraca z dyrektorami w zakresie przyjmowania i realizacji zleceń.
Rozliczanie zgodności realizacji projektów z harmonogramem.
Przegląd prasy
Przegląd korespondencji
Odpowiadanie na korespondencję
Przydział zadań dla poszczególnych działów rozwoju produktu.
Zatwierdzanie budżetu dla poszczególnych działów.
Zatwierdzanie harmonogramu poszczególnych działów.
Rozliczanie budżetu podległych działów.
Rozliczanie zgodności realizacji projektów z przyjętymi założeniami jakościowymi i merytorycznymi.
Udzielanie urlopów.
Udzielanie kar i wyróżnień.
Zatwierdzanie umów z osobami fizycznymi i podmiotami gospodarczymi do wysokości określonej dla tego stanowiska (patrz kolejny punkt).
Wydawanie upoważnień do podpisywania dokumentów obrotu materiałowego.
Szkolenia obligatoryjne pracowników.
Zadania sporadyczne:
Podejmowanie decyzji o modernizacji technik wykonywania projektu.
Zlecanie wykonania badań rynku.
Zatrudnianie i zwalnianie pracowników.
Ustalanie płac, nagród i premii.
Zatwierdzanie wydatków pionu.
Zlecanie wyjazdów służbowych.
Uprawnienia:
Zatwierdzanie budżetu kampanii reklamowych do wysokości oraz zawieranie umów z podmiotami gospodarczymi i osobami fizycznymi do wysokości nie przekraczającej 100 000 zł jednorazowo.
Dokumenty wpływające:
Propozycje budżetów dla poszczególnych działów
Wstępne harmonogramy.
Raporty Kierowników produktów dot. realizacji powierzonych zadań.
Sprawozdanie ze spotkań z klientem
Zarządzenia Dyr. generalnego.
Regulamin agencji.
Dokumenty wychodzące:
Założenia wstępne projektów realizowanych przez poszczególne działy
Zatwierdzony budżet projektu.
Zatwierdzony harmonogram.
Zlecenia produkcji do Dyr. ds. produkcji.
Projekty planów rozwojowych
Współpraca z innymi stanowiskami:
Kierownicy produktu – w zakresie przydziału, nadzorowania i kontroli realizacji kompleksowych kampanii reklamowych.
Dyrektor ds. produkcji – współpraca w zakresie ustalania technicznych możliwości wykonywania produktów, uzgadniania zakupu licencji i nowych technologii, wprowadzania systemów poprawy jakości produktów, uruchamiania nowych produktów.
Kierownicy Regionalni –obsługa zleceń.
Kierownik ds. Marketingu – współpraca dotycząca promowania nowych form reklam.
Dyrektor ds. Ekonomicznych – zatwierdzanie kosztorysów.
Dyrektor Handlowy – uruchamianie nowych produktów.
Dyrektor generalny – uruchamianie nowych produktów, uzgadnianie zakupu oraz leasingu nowych urządzeń technicznych, uzgadnianie zakupu licencji i nowych technologii, opracowywanie planów rozwojowych, rozliczanie działalności pionu oraz deklaracja potrzeb
Kryteria oceny:
Sprawność realizacji kampanii reklamowych (zgodne z budżetem i harmonogramem),
Jakość oferowanych usług wyrażona wysoką konkurencyjnością na rynku (udział w rynku),
Wizerunek firmy.
Wymogi co do obsady:
Wykształcenie wyższe
Doskonała znajomość zagadnień związanych z reklamą,
Znajomość technik wpływania na odbiorcę
Doświadczenie w kierowaniu projektami
Chęć ciągłego zdobywania wiedzy.
Kierownik produktu reklamy zewnętrznej
Przełożony: Dyrektor ds.. Rozwoju
Podwładni:
Kierownicy projektu reklamy zewnętrznej
Zastępstwo: Kierownik projektu reklamy zewnętrznej
Cel stanowiska: Zapewnienie najwyższej jakości reklamie zewnętrznej i realizacji zgodnie z przyjętymi metodami. Zapewnienie realizacji projektów zgodnie z budżetem i harmonogramem.
Zadania codzienne i powtarzalne:
Rozliczanie zgodności realizacji projektów z harmonogramem (codzienna odprawa kierowników poszczególnych projektów)
Rozliczanie swojego działu z realizacji powierzonych zadań przed dyrektorem ds. rozwoju i współpraca z kierownikami produktu (odprawa u dyrektora ds. rozwoju).
Opracowanie założeń wstępnych nowego projektu reklamy zewnętrznej
Dobór zespołów projektowych oraz wyznaczanie ich kierowników.
Wybór najlepszego wariantu projektu do realizacji
Rozliczenie budżetu dla poszczególnych zespołów projektowych.
Rozliczenie harmonogramu poszczególnych zespołów projektowych.
Dokonywanie zamówień na materiały niezbędne do realizacji projektów.
Kontrola zgodności realizacji projektów z przyjętymi założeniami jakościowymi i merytorycznymi.
Zadania sporadyczne:
Modernizacji technik wykonywania reklamy zewnętrznej.
Opracowywanie technik oddziaływania na odbiorcę reklamy zewnętrznej.
Uprawnienia:
Dokonywanie zakupów związanych z realizacją projektów do 10 000zł miesięcznie bez konieczności odwoływania się do zwierzchnika.
Dokumenty wpływające:
Propozycje realizacji projektów (zawierające wstępny harmonogram i kosztorys) od poszczególnych zespołów projektowych.
Raporty Kierowników Projektów dot. realizacji projektów reklamy zewnętrznej.
Sprawozdanie ze spotkań z klientem
Dokumenty wychodzące:
Założenia wstępne projektów realizowanych przez poszczególne zespoły projektowe.
Zamówienia na materiały niezbędne do realizacji projektów (materiały biurowe, nowy sprzęt).
Zatwierdzony budżet projektu.
Harmonogramy realizacji projektów.
Zatwierdzona lista płac.
Współpraca z innymi stanowiskami:
Kierownicy produktu – w zakresie integracji realizacji kompleksowych kampanii reklamowych.
Kierownik. Produkcji – współpraca w zakresie ustalania technicznych możliwości wykonywania produktów.
Kierownicy projektów reklamy zewnętrznej – współpraca w zakresie realizacji projektów.
Dyrektor ds. Rozwoju – w zakresie doskonalenia technik realizacji reklamy zewnętrznej oraz współpracy przy tworzeniu dużych kampanii reklamowych.
Księgowa płac– zatwierdzanie list płac (przez Kierownika produktu reklamy zewnętrznej).
Specjalista ds. personalnych – współpraca w zakresie doboru kadry.
Kryteria oceny:
Sprawność realizacji projektów (zgodne z budżetem i harmonogramem), jakość oferowanych wyrażona wysoką pozycją na rynku reklamy zewnętrznej.
Wymogi co do obsady:
Wykształcenie wyższe z dziedziny socjologii lub psychologii
Znajomość zagadnień związanych z reklamą, zewnętrzną
Doświadczenie w kierowaniu projektami
Chęć ciągłego zdobywania wiedzy.
Kierownik projektu reklamy zewnętrznej
Przełożony: Kierownik produktu reklamy zewnętrznej
Podwładni:
Członkowie zespołów projektowych
Zastępstwo: Zastępca wyznaczony z pośród członków zespołu.
Cel stanowiska: Realizacja projektów zgodnie z założeniami co do jakości, budżetu i harmonogramu.
Zadania codzienne i powtarzalne:
Nadzór i koordynacja realizacji projektów reklamy zewnętrznej.
Kontrola zgodności prac z przyjętymi założeniami.
Opracowanie technik wykonania projektu.
Opracowanie wariantów wykonania projektu wraz z propozycją budżetu i harmonogramu..
Zgłaszanie zapotrzebowania na materiały niezbędne do realizacji projektów.
Zadania sporadyczne:
Uprawnienia:
Dokonywanie zakupów materiałów biurowych do 1000 zł miesięcznie bez konieczności odwoływania się do zwierzchnika.
Dokumenty wpływające:
Założenia wstępne projektów realizowanych przez poszczególne zespoły projektowe.
Raporty Kierowników Projektów dot. realizacji projektów reklamy zewnętrznej.
Zatwierdzony budżet projektu.
Harmonogramy realizacji projektów.
Dokumenty wychodzące:
Propozycje realizacji projektów (zawierające wstępny harmonogram i kosztorys.
Zamówienia na materiały niezbędne do realizacji projektów (materiały biurowe, nowy sprzęt).
Zamówienia do operatora DTP wykonania prototypowego projektu.
Współpraca z innymi stanowiskami:
Operator DTP – współpraca w zakresie wykonywania prototypów produktów.
Kierownik produktu reklamy zewnętrznej – współpraca w zakresie realizacji projektu.
Kryteria oceny:
Sprawność realizacji projektów (zgodne z budżetem i harmonogramem) oceniana przez zwierzchników.
Wymogi co do obsady:
Wykształcenie z dziedziny socjologii lub psychologii
Znajomość zagadnień związanych z reklamą, zewnętrzną
Umiejętność kierowania zespołem
Kreatywność, zdolności inteprsonalne
Dyrektor ds. produkcji
Przełożony: Dyrektor generalny
Podwładni:
Operatorzy DTP,
Operatorzy kamer,
Operatorzy dźwięku TV i Radia,
Operatorzy oświetlenia,
Specjalista ds. analizy badań marketingowych
Zastępstwo: Dyrektor ds. rozwoju
Cel stanowiska: Potrzebna jest osoba, która będzie nadzorować i koordynować proces produkcji.
Zadania codzienne i powtarzalne:
Planowanie produkcji wykresami Ghanta
Realizacja planów produkcji (wydawanie poleceń podwładnym)
Ewidencja produkcji przy pomocy wykresów Ghanta
Przegląd prasy
Przegląd korespondencji
Odpowiadanie na korespondencję
Ustalanie priorytetów w realizacji produkcji
Planowanie zakupów materiałowych (czyli: kasety video, magnetofonowe, papier biurowy, przybory do pisania, kamery, specjalistyczne komputery do obróbki dźwięku i video przyrządy oświetleniowe, modelki, statyści itp.) za pomocą specjalnego programu komputerowego
Ocena i wybór ofert na dostawy materiałowe
Zamawianie materiałów przez telefon, faks, internet, osobę upoważnioną
Potwierdzenie faktur na dostawy materiałowe
Zapewnienie bezpiecznych warunków pracy poprzez przestrzeganie przepisów BHP i okresowe szkolenia BHP
Zakup licencji i nowych technologii
Zlecanie wyjazdów służbowych
Szkolenie obligatoryjne pracowników
Zadania sporadyczne:
Wstrzymywanie produkcji
Zatrudnianie i zwalnianie pracowników
Ustalanie płac, nagród, premii
Udzielanie urlopów
Udzielanie kar i wyróżnień
Zawieranie umów z osobami fizycznymi i podmiotami gospodarczymi do wysokości określonej przez dyrekcję
Wydawanie upoważnień do podpisywania dokumentów obrotu materiałowego
Uprawnienia:
Osoba na tym stanowisku będzie mogła podpisywać faktury, odbierać zamówienia, zlecać pracę na zewnątrz firmy do kwoty 100.000 PLN.
Zatrudniać pracowników w swoim dziale na wszelki rodzaj umowy ( o pracę, umowa-zlecenia, o dzieło itp.)
Prezentować interesy firmy na zewnątrz we wszelkich urzędach państwowych, sądach
Dokumenty wpływające:
zlecenie produkcji od dyr. ds. Rozwoju;
szczegóły dotyczące produktu od dyr. ds. Rozwoju;
faktury z zewnątrz za kupno, wynajem materiałów;
protokoły z przebiegu i zakończenia produkcji;
Zamówienia na materiały niezbędne do realizacji projektów (materiały biurowe, nowy sprzęt itp.).
zatwierdzony harmonogram i kosztorys realizacji reklamy;
Dokumenty wychodzące:
protokoły sprawozdawcze z działalności działu;
zamówienia do drukarni, naświetlarni itp.;
rozliczenia kosztów do Działu administracji;
Współpraca z innymi stanowiskami:
W sprawach produkcji konsultacje i uzgodnienia z dyr. Handlowym, dyr. Administracji, kier. Regionalnym;
W sprawach personalnych konsultacje i uzgodnienia ze spec. ds. personalnych;
Dyrektor ds. rozwoju – współpraca w zakresie ustalania technicznych możliwości wykonywania produktów, uzgadniania zakupu licencji i nowych technologii, wprowadzania systemów poprawy jakości produktów, uruchamiania nowych produktów.
Kierownik. Produktu reklamy zewnętrznej– współpraca w zakresie ustalania technicznych możliwości wykonywania produktów.
Kryteria oceny:
terminy realizacji produktów,
jakość produktów,
organizacja pracy podwładnych.
Wymogi co do obsady:
Cechy przywódcze,
autorytet wśród podwładnych,
Specjalista ds. analizy badań marketingowych
Przełożony: Dyrektor ds. produkcji
Podwładni:
asystent
Zastępstwo: asystent
Cel stanowiska: Przeprowadzone badania marketingowe wymagają szczegółowej analizy i interpretacji. tym zadaniem będzie się zajmowała osoba na tym stanowisku.
Zadania codzienne i powtarzalne:
Analiza badań rynku reklamowego przy pomocy danych dostarczonych od działu rozwoju i innych danych dostarczonych przez firmy niezależne, GUS i ośrodki badań opinii społecznej
Analiza skuteczności reklam poprzez badania własne i z danych CEBOS, OBOP i inne firmy zajmujące się badaniami opinii społecznej;
Analiza konkurencji przy użyciu powyższych środków
Raport z analizy rynku, produktu i konkurencji
Interpretacja danych analitycznych w formie konspektu.
Zadania sporadyczne:
Uprawnienia:
Podpisywanie faktur i zamówień do kwoty 2.000 PLN
Dokumenty wpływające:
materiały z przeprowadzonych badań marketingowych;
dane o badanej firmie (czyli: pełne dane o sprzedaży, udział w rynku i inne dane statystyczne);
dane o badanym produkcie( dane o sprzedaży, udział w rynku także innych konkrecyjnych produktów i substytutów i inne dane statystyczne);
roczniki statystyczne
ogólnodostępne raporty z badań opinii publicznej.
Dokumenty wychodzące:
Raport z analizy rynku i produktu i konkurencji
Współpraca z innymi stanowiskami:
Materiały od kierownika produktu badań marketingowych
Inne materiały pomocnicze od wszystkich kierowników produktu
Kryteria oceny:
jakość przeprowadzonych analiz,
terminowość wykonanych analiz i raportów.
Wymogi co do obsady:
doświadczenie na podobnym stanowisku,
wykształcenie w tym kierunku,
dokładność i sumienność.
Kierownik ds. Marketingu
Przełożony: Dyrektor handlowy
Podwładni:
asystent
Zastępstwo: asystent
Cel stanowiska: Głównym celem Kierownika ds. Marketingu jest koordynowanie prac wszystkich kierowników regionalnych i zbieranie informacji uzyskanych przez nich na przydzielonym im rynku oraz odpowiednia reakcja na te informacje. Poza tym ma on prowadzić odpowiednią politykę reklamową, która ma zapewniać odpowiednią znajomość naszej agencji w środowisku.
Zadania codzienne i powtarzalne:
Zbieranie informacji od wszystkich Kierowników regionalnych
Wysyłanie ofert do kontrahentów
Prowadzenie ewidencji kontaktów z obecnymi i ewentualnymi kontrahentami
Prowadzenie korespondencji wstępnej (przed podpisaniem umowy) z ewentualnymi kontrahentami
Lektura prasy branżowej i codziennej
Nadzorowanie prac nad uaktualnianiem wirtyny WWW
Utrzymywanie kontaktów w środowisku
Prowadzenie polityki reklamowej agencji reklamowej zgodnej ze strategią reklamy
Składanie zamówień na reklamę agencji reklamowej
Zadania sporadyczne:
Przygotowanie sprawozdań z realizowanej pracy
Przygotowanie strategii reklamy dla naszego przedsiębiorstwa
Zbieranie raportów miesięcznych od kierowników regionalnych
Przygotowanie budżetów reklamowych
Uprawnienia:
Przygotowanie wstępnych propozycji finansowych uwzględnionych w ofertach
Składanie zamówień na reklamę w mediach
Dokumenty wpływające:
Zapytania ofertowe wpływające od ewentualnych kontrahentów
Informacje o przetargach wpływające od ewentualnych kontrahentów
Zatwierdzone budżety na reklamę wpływające od Dyrektora Handlowego
Sprawozdania okresowe z realizowanej pracy od Kierowników regionalnych
Dokumenty wychodzące:
Oferty wysyłane w reakcji na przysłane zapytania ofertowe bądź informacje o przetargach do przyszłych kontrahentów
Sprawozdania okresowe z realizowanej pracy przygotowane dla Dyrektora Handlowego
Zamówienia na reklamę agencji reklamowej w czasopismach branżowych, radiu i pozostałej prasie
Przygotowane budżety reklamowe do zatwierdzenia przez Dyrektora Handlowego
Współpraca z innymi stanowiskami:
Dyrektor Handlowy w zakresie przygotowywania i ewentualnych korekt w budżetach reklamowych
Kierownicy Regionalni w zakresie przysyłania przez Kierowników Regionalnych informacji regularnie przez nich zdobywanych, jak również w zakresie kontroli raportów przez nich przysyłanych
Kryteria oceny:
Liczba zawartych umów z nowymi kontrahentami
Obroty przedsiębiorstwa
Znajomość agencji w środowisku
Wymogi co do obsady:
Wykształcenie wyższe
Umiejętność nawiązywania kontaktów z ludźmi
Dobre umiejętności negocjacji
Doświadczenie w zakresie pracy w branży handlowej
Kierownik ekonomiczny i finansowy
Przełożony: Dyrektor administracji
Podwładni:
Główna księgowa
Kontroler finansowy
Zastępstwo: Kierownik kadr
Cel stanowiska: Celem Kierownika ekonomicznego i finansowego jest zarządzanie zasobami finansowymi firmy. Podejmuje on strtagiczne decyzje dotyczące planowania i kontrolowania wydatków, prognozowania przychodu oraz polityki kredytowej wobec klientów.
Zadania codzienne i powtarzalne:
Kontrola operacji finansowych
Kontrola realizacji zobowiązań
Opiniowanie umów i kontraktów
Opracowywanie i aktualizacja dokumentacji finansowej
Podpisywanie faktur
Planowanie techniczno-ekonomiczne (Business Plan)
Udział w szkoleniach
Pozyskiwanie kredytów
Raportowanie do Dyrektora administracji
Analiza raportów księgowych i finansowych
Prowadzenie negocjacji finansowych
Opracowanie i analiza cash flow
Zadania sporadyczne:
Opracowywanie okresowych prognoz
Zmiany planów finansowych
Współpraca z kierownikiem kadr
Udział w posiedzeniach Zarządu, Rady Ekonomicznej
Udział w projektach w ramach grup zadaniowych
Uprawnienia:
Dyrektor finansowo ekonomiczny dysponuje przy podpisywaniu faktur sumą
100 000 PLZ.
Wgląd do wszelkich dokumentów finansowo-księgowych w firmie.
Dokumenty wpływające:
Bilans miesięczny
Umowy do zaopiniowania
Raporty księgowe i finansowe
Wykaz operacji bankowych
Dokumenty wychodzące:
Analiza bilansu
Interpretacje ekonomiczne umów wraz z wskazaniem słabych punktów i zagrożeń oraz sugestiami
Syntetyczne raporty do dyrektora administracji
Planowany budżet na następny okres
Współpraca z innymi stanowiskami:
Główna księgowa w zakresie przekazania dokumentów
Kontroler finansowy w zakresie regulowania zobowiązań, rozliczenia kosztów.
Dytektor administracji w zakresie raportowania.
Kryteria oceny:
odpowiedni wizerunek firmy jako stabilnej ekonomicznie
porządek i ład w dokumentacji finansowej
płynność finansowa firmy
trafność strategii finansowych
Wymogi co do obsady:
Wykształcenie wyższe ekonomiczne lub prawnicze, preferowany MBA
Zdolności analityczne
Znajomość rynku reklamowego
Umiejętności negocjacyjne
Umiejętność pracy w stresie
Potrzeba nieustannego rozwoju
Główna Księgowa
Przełożony: Kierownik ekonomiczny i finansowy
Podwładni: brak
Zastępstwo: Księgowa plac
Cel stanowiska: Celem Głównej księgowej jest prowadzenie wymaganych prawem dokumentów księgowych oraz obsługa operacji finansowych
Zadania codzienne i powtarzalne:
Księgowanie bieżących operacji finansowych
Kontola formalno-rachunkowa operacji finansowych
Prowadzenie ewidencji księgowej
Prowadzenie kasy
Obsługa wewnętrznych funduszy firmy
Rozliczenia z ZUS i Urzędem Podatkowym
Współpraca z księgową płac w zakresie rozliczenia wynagrodzeń
Rozliczenia dewizowe
Korespondencja księgowa z obcymi jednostkami
Okresowa analiza kont
Zadania sporadyczne:
Spisy z natury, weryfikacja różnic remanentowych
Ewidencja majątku trwałego
Uprawnienia:
Księgowa ma prawo podpisywać faktury do sumy 10 000 PLZ
Dokumenty wpływające:
Faktury do księgowania
Rachunki uproszczone
Wyciągi bankowe
Rozliczenia zaliczki
Uzgodnienia sald
Przelewy
Rozliczenia delegacji
Inne rozliczenia wewnętrzne
Dokumenty wychodzące:
Dokumenty podatkowe (ZUS i podatki)
Sprawozdania i raporty okresowe
Przelewy bankowe
Asygnaty kasowe
Współpraca z innymi stanowiskami:
Sekretariat w zakresie przekazywania dokumentów
Kontroler finansowy w zakresie regulowania zobowiązań, rozliczenia kosztów.
Dyrektor administracji w zakresie raportowania.
Kryteria oceny:
porządek i ład w dokumentacji księgowej
zgodność działań z prawem
efektywność pracy
Wymogi co do obsady:
Wykształcenie wyższe magisterskie kierunkowe
Zdolności analityczne
Skrupulatność, dokładność
Znajomość obsługi komputera w stopniu podstawowym
Umiejętność pracy w stresie
Potrzeba nieustannego rozwoju
Kilkuletnie doświadczenie zawodowe w księgowości,
Kontroler finansowy
Przełożony: Kierownik ekonomiczny i finansowy
Podwładni: brak
Zastępstwo: Główna księgowa
Cel stanowiska: Kontroler finansowy nadzoruje całokształt spraw związanych z księgowością i finansami. Czuwa nad odpowiednim wykorzystaniem zasobów finansowych.
Zadania codzienne i powtarzalne:
sprawdzenie poprawności formalnej faktur,
uzgadnianie sald kosztów księgowych z odbiorcami i dostawcami w przypadku rozbieżności
Określanie opóźnień w płatnościach faktur u poszczególnych klientów,
Kontakt telefoniczny w celu uzyskania wyjaśnień
Określenie zobowiązań do uregulowania w poszczególnych dniach
Okresowa archiwizacja danych księgowych
Tworzenie procedur
Comiesięczna kontrola wykorzystania środków
Planowanie inwestycji od strony finansowej (kosztorysy)
Studiowanie Dziennika Ustaw
Zadania sporadyczne:
Spisy z natury, weryfikacja różnic remanentowych
Ewidencja majątku trwałego
Windykacja należności na drodze prawnej
Korespondencja z klientami
Uprawnienia:
Kontroler finansowy ma prawo podpisywać faktury do sumy 10 000 PLZ
Dokumenty wpływające:
Faktury do kontroli
Bilans
Rachunek zysków i strat
Rozliczenia wewnętrzne
Dokumentacja podatkowa
Dokumentacja prawna
Kosztorysy
Bussines Plan
Dokumenty wychodzące:
Sprawozdania i raporty okresowe
Kosztorysy
Opinie
Procedury
Pozwy sądowe
Współpraca z innymi stanowiskami:
współpraca z prezesem w zakresie analizy oraz podejmowania decyzji finansowych co do wydatkowania środków pieniężnych,
Sekretariat w zakresie przekazywania dokumentów
Głowna księgowa w zakresie kontroli poprawności dokumentacji oraz konroli należności i zobowiązań.
Dyrektor administracji w zakresie raportowania i bussines planu.
Kryteria oceny:
Poprawne mertoryczne podstawy inwestycji
Szybko ściągane należności i terminowo płacone zobowiązania
Wsparcie pozostałych pracowników w dziedzinie prawnej
Wymogi co do obsady:
Wykształcenie wyższe magisterskie prawnicze lub ekonomiczne
Formalista(tka)
Skrupulatność, dokładność
Znajomość obsługi komputera w stopniu podstawowym
Potrzeba nieustannego rozwoju
Umiejętność tworzenia procedur prawnych
Adam Mickiewicz "Dziady część III"