Planowanie zasobów ludzkich:
• działanie określające potrzeby kadrowe organizacji, które powinny być zaspakajane w związku z realizowaną strategią
• składa się z trzech etapów:
I. analiza i ocena istniejących zasobów ludzkich
II. projekt zmian dostosowawczych do strategii organizacji w sferze zatrudnienia
III. projekt operacyjny wdrażania zmian w sferze zatrudnienia
Ad. I ) Analiza i ocena istniejących zasobów ludzkich:
1) analiza i opis stanowisk pracy (stała weryfikacja i aktualizacja)
– weryfikacja rzeczywistości z organizacją formalną (papierami)
PRZYKŁADOWY PROJEKT OPISU STANOWISKA PRACY
1) Pion /Dział
2) Nazwa stanowiska
3) Podległość służbowa:
- stanowisko podlega....
- stanowisku podlegają....
4) Zastępstwa:
- aktywne (zastępuje....)
- pasywne (jest zastępowane przez....)
5) Cel i funkcje stanowiska
6) Zadania
7) Szczególne uprawnienia
8) Udział w komisjach:
- o charakterze stałym
- o charakterze zmiennym
9) Odpowiedzialność za:
- decyzje i rezultaty pracy
- środki i przedmioty pracy
- bezpieczeństwo innych osób
- współpracę:
- z zew. podmiotami
- z wew. podmiotami
10) Warunki pracy:
- warunki atmosferyczne, hałas, wibracje
- wyposażenie stanowiska
- charakter pracy
11) Kryteria oceny efektywności
12) Wymagane kwalifikacje:
wyszczególnienie niezbędne pożądane
Wykształcenie
Doświadczenie zawodowe
Umiejętności
Cechy osobowości
PRZYKŁAD: opis stanowiska pracy – dyrektora ds. personalnych
1) pion – dyrektor generalny
2) nazwa stanowiska – dyrektor ds. personalnych
3) podległość służbowa – dyrektor generalny
4) zastępstwa: - zastępuje dyrektora generalnego
- zastępowany przez kierownika komisji personalnej
5) cel i funkcje stanowiska - realizowanie strategii personalnej organizacji (planowania + rekrutacji + selekcji = doboru)
6) zadania:
- kreowanie polityki personalnej (dobór, adaptacja, rozwój, ocena, płace)
- kierowanie pracą komisji org. Odpowiedzialnej za ww. kwestie
- współpraca z dyrektorem generalnym (współuczestnictwo w tworzeniu strategii organizacji, integrowanie polityki personalnej z ekonomiczną strategią firmy)
- współpraca z kierownikami liniowymi
7) szczególne uprawnienia – II z – ca dyrektora generalnego
8) udział w komisjach:
- stała komisja do spraw racjonalizacji zatrudnienia
- komisja do spraw zarządzania strategicznego
9) odpowiedzialność za: realizację polityki personalnej
10) warunki pracy – praca w nienormowanym czasie pracy
11) kryteria oceny efektywności – umiejętność kierowania, planowania, motywowania, organizacji
12) wymagania kwalifikacyjne:
- wykształcenie – wyższe (pożądana specjalność: zarządzanie zasobami ludzkimi)
- doświadczenie – praca w komórkach personalnych i w kierowaniu ludźmi
- umiejętność – współpracy, prowadzenia negocjacji, interpersonalne, rozwiązywania konfliktów, motywowania innych.
- cechy osobowości – energia, kreatywność, poczucie humoru, solidność, konsekwencja
2) ocena zasobów ludzkich
- po tym etapie stwierdzamy np.: wśród kadry kierowniczej 10 osób – na wagę złota; 20 osób –możliwości podciągnięcia w kwalifikacjach i umiejętności (chętni i kreatywni); pozostałe 20 osób – ma zbyt wiele słabości i jest już zbyt przestarzała, im należy zaproponować: zwolnienie, zmianę stanowiska lub przeniesienie do innej instytucji;
wśród pozostałych pracowników: 250 osób – świetni, 100 osób – potrzebuje nowych kwalifikacji, 100 osób – niskie kwalifikacje i morale, stanowią ? dla firmy.
- Otrzymujemy zestaw mocnych i słabych stron posiadanych zasobów ludzkich
3) propozycje zmian
- 120 osób – proponujemy szkolenia, aby zwiększyć ich wiedzę i umiejętności
- 120 osób – przeniesienie części na inne stanowiska; ale ok. 70 osób do zwolnienia (uwzględnienie sytuacji rodzinnej, lat do emerytury,...); potrzeba zatrudnienia nowych ludzi o wysokich kwalifikacjach.
W każdej firmie możemy wyróżnić przynajmniej 3 szczeble organizacyjne:
- kierowniczy: kierownik naczelny, rada nadzorcza
- dyrektorzy najważniejszych funkcji w organizacji (w tym dyrektor ds. personalnych)
- kierownictwo pośrednie
- kierownictwo bezpośrednie
- stanowiska wykonawcze, nie posiadające podwładnych
Firma powinna prowadzić ocenę swojej kadry, w szczególności do tej jej części, do której istnieje szereg wątpliwości. Dzięki temu organizacja dysponuje pełniejszą wiedzą o swoich pracownikach, a ci z kolei wiedzą na „ czym stoją ” (np. znają podstawy awansu).
Realizacja strategii rozwoju (osiąganie najlepszego optymalnego rozwiązania) wymaga zdefiniowania, kogo nam brakuje oraz oceny i analizy wszystkich stanowisk, zarówno wykonawczych jak i/lub kierowniczych.
W tym celu potrzebne są informacje o wymaganych na danym stanowisku:
- kwalifikacjach
- umiejętnościach
- doświadczeniu
oraz o ich odbiciu w rzeczywistości, tzn. odpowiedzi na pytania: jakie obowiązki/zadania wykonywane są na danym stanowisku, jakie możliwości decyzyjne i uprawnienia, jaki rozkład czasu pracy, jakie powiązania z innymi komórkami organizacyjnymi itd. – ma osoba na danym stanowisku. Te ostatnie informacje można uzyskać, np. dając pracownikom odpowiednie arkusze do wypełnienia.
Ad. II ) Projekt zmian
• lepsze wykorzystanie istniejących zasobów ludzkich (nowe kwalifikacje i umiejętności)
• pozyskanie nowych pracowników (wymagania )
• redukcja zatrudnienia (zwolnienia naturalne, przygotowanie do podjęcia nowej pracy )
Ad. III ) Projekt operacyjny zmian w zatrudnieniu (wynika ze strategii)
• rodzaje i koszt szkolenia pracowników zatrudnionych
- przeprowadza się je, aby zwiększyć świadomość pracowników o działaniach w firmie; aby dogonili zmiany techniczne, przyczynili się do zwiększenia efektywności org.; może mieć charakter technologiczny lub społeczno - psychologiczny
• metody i koszt pozyskania nowych pracowników
- trzeba sprecyzować, kogo firma potrzebuje, na jakie stanowisko, za jakim wynagrodzeniem; np.: stanowisko badacza rynku w randze kierownika, w pionie marketingu; ponadto trzeba określić wymagania (kwalifikacje zawodowe, fachowe) i zakres obowiązku, źródło pracowników, gdzie zostanie dane ogłoszenie, jak ma wyglądać oferta, kto ma się zająć rekrutacją i selekcją, w jakiej części itd.
• przekwalifikowanie i koszt pracowników zwalnianych
Adam Mickiewicz "Dziady część III"