1. Opis problemu organizacyjnego:
W firmie „YGREK” zaistniał problem, który dotyczy stosunków między pracownikami. Dosyć często dochodzi do konfliktów i kłótni, co powoduje dezorganizację w przedsiębiorstwie i małą wydajność pracy, co jest niebezpieczne dla firmy jako całości. Kierownictwo zastanawia się, dlaczego tak często dochodzi do spięć między niektórymi pracownikami i ze względu na dobro firmy, postanawia jak najszybciej się tym zająć. Zarząd nie chce zwalniać pracowników sprawiających takie problemy gdyż dobrze wykonują swoją pracę są odpowiedzialni i kompetentni, dlatego kierownictwo poszukuje innego sposobu rozwiązania tego uciążliwego dla firmy problemu. Jedną z technik
i metod organizacji i zarządzania nadającą się do rozwiązania problemu tego typu jest technika socjogramu.
2. Opis metody lub techniki do rozwiązania problemu organizacyjnego:
TECHNIKA SOCJOGRAMU:
Socjometria – dziedzina wiedzy zajmująca się badaniem wzajemnych oddziaływań między ludźmi w małych grupach.
Socjogramy – wykresy stosunków między ludźmi w grupach.
Cele stosowania techniki socjogramu:
• poznanie stosunków międzyludzkich (w tym stosunków między zwierzchnikami a pracownikami);
• ujawnienie konfliktów między rozmaitymi grupami;
• porównanie hierarchii oficjalnej z nieoficjalną;
• uzyskanie informacji o istnieniu nieformalnych przywódców;
• porównanie oficjalnych i nieoficjalnych kanałów informacyjnych;
• ustalenie wzajemnych sympatii i antypatii wśród pracowników;
ETAPY TECHNIKI SOCJOGRAMU:
1. Przygotowanie badania;
2. Zbieranie i porządkowanie informacji do opracowania wykresu;
3. Prezentacja danych w formie wykresu;
4. Krytyczna analiza i ocena wyników;
Ad.1) Przygotowanie badania
• sprecyzowanie celu badania;
• opracowanie kwestionariusza ankiety (ankieta jawna);
Ad.2) Zbieranie i porządkowanie informacji do opracowania wykresu
• zaleca się, aby badanie obejmowało kilkanaście osób, jednak nie więcej niż trzydzieści;
• uczestnikom ankiety należy zapewnić warunki nieskrępowanego udzielania odpowiedzi;
• wyniki ankiety przedstawia się w tablicy zbiorczej;
Ad.3) Prezentacja danych w formie wykresu
• przed przystąpieniem do właściwego rysowania zaleca się wyciąć
z kartonu symbole pracowników (kółka i trójkąty) i układać je tak długo, aż uzyska się rozwiązanie najbardziej przejrzyste;
Podczas rysowania socjogramu przyjmuje się następujące zasady:
• pracownicy, którzy uzyskali najwięcej głosów (wyborów lub odrzuceń) powinni być umieszczeni w centrum socjogramu;
• osoby izolowane (z najmniejszą liczbą wyborów i odrzuceń) umieszcza się na bokach socjogramu;
• linie oznaczające wybory (odrzucenia) wykreślać należy tak, aby ograniczyć do minimum liczbę przecięć;
• np.
Podstawowe symbole socjogramu:
Kierownik formalny grupy (kobieta)
Kierownik formalny grupy (mężczyzna)
Pracownik kobieta (w środku symbolu numer pracownika)
Pracownik mężczyzna (w środku symbolu numer pracownika)
Wybór jednostronny (przez jedną osobę)
Wybór dwustronny (przez dwie osoby)
Odrzucenie jednostronne
Odrzucenie dwustronne
Dwustronny wybór/odrzucenie
Ad.4) Krytyczna analiza i ocena wyników
• którzy pracownicy są „gwiazdami” w grupie, tj. uzyskali najwięcej wyborów i odrzuceń;
• których pracowników najczęściej odrzucano;
• czy w grupie istnieje wyraźny podział społeczny pracowników spowodowany różnicą stanowiska, wieku, płci, itp.;
• jakie miejsce w grupie zajmuje kierownictwo;
• jakie podgrupy nieformalne istnieją w danej grupie pracowników;
• które osoby znajdują się w stanie konfliktu;
3. Rozwiązanie problemu organizacyjnego za pomocą techniki socjogramu:
Dyrektor zaniepokojony pogarszającą się sytuacją wśród pracowników działu marketingu postanowił rozwiązać problem przy pomocy jednej z metod organizacji i zarządzania a mianowicie przy użyciu techniki socjogramu.
Spojrzał na strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa:
UKŁAD FUNKCJONALNY
Zarząd
Dyrektor ds. Dyrektor ds. Dyrektor ds.
marketingu finansów produkcji
Kierownik analiz Kierownik analiz Kierownik
rynkowych finansowych produkcji
Personel Personel Personel
Zlecił wykonanie tego badania dyrektorowi ds. marketingu, gdyż uważał, że
on najlepiej zna sytuację, jaka zaistniała. Celem badania jest zażegnanie ciągłych konfliktów między pracownikami działu marketingowego i wyeliminowanie problemu poprzez przesunięcia na stanowiskach pracy. Dyrektor wyznaczony do wykonania tego badania przygotował ankietę kwestionariuszową
dla sześciu osób (pięciu pracowników działu marketingu oraz bezpośredni ich przełożony kierownik produkcji). Ankieta jest krótka i ma na celu pokazać, pomiędzy, którymi pracownikami najczęściej dochodzi do spięć i kłótni.
Ankieta:
1. Kogo z pracowników działu marketingu darzy Pan(i) szczególną sympatią? Proszę podać nazwiska, co najwyżej trzech osób oraz uzasadnić swój wybór.
2. Kogo z pracowników działu marketingu szczególnie Pan(i)nie lubi? Proszę podać nazwiska, co najwyżej trzech osób i uzasadnić swój wybór.
Dyrektor zapewnił pracownikom odpowiednie warunki do wypełnienia ankiety tak, aby nikt nie był skrępowany i szczerze udzielił odpowiedzi.
Po przeanalizowaniu odpowiedzi dyrektor, wyniki ankiety przedstawił w tablicy zbiorczej. Do każdego pracownika przyporządkował kolejny numer od 1 do 6.
Tablica zbiorcza
1 2 3 4 5 6
1 - - + +
2 - - + +
3 - - + +
4 - + - +
5 - - + +
6 - + - +
+
-
Symbole do tablicy zbiorczej:
wybór pozytywny
wybór negatywny
Po rozpoznaniu danych z tabeli zbiorczej, dyrektor przystępuje do rysowania socjogramu, na początku wycina z kartonu trójkąty (mężczyźni)
i kółka (kobiety) i układa je tak długo aż uzyskuje rozwiązanie najbardziej przejrzyste:
Socjogram
Legenda socjogramu:
Kierownik formalny grupy (mężczyzna)
Pracownik kobieta (w środku symbolu numer pracownika)
Pracownik mężczyzna (w środku symbolu numer pracownika)
Wybór jednostronny (przez jedną osobę)
Wybór dwustronny (przez dwie osoby)
Odrzucenie jednostronne
Odrzucenie dwustronne
Dwustronny wybór/odrzucenie
4. Podsumowanie i wnioski
Dyrektor po przeprowadzeniu ankiety, przeanalizowaniu danych z tablicy zbiorczej i narysowaniu socjogramu ma przejrzystą sytuację, wie już, kogo pracownicy darzą największą sympatią a kogo najbardziej nie lubią, zna także powody, dla których tak się dzieje i wie, pomiędzy którymi pracownikami dochodzi najczęściej do spięć i kłótni i dlaczego co wynika z ankiety.
Z tabeli zbiorczej i socjogramu wynika, że najbardziej lubianymi osobami są osoby z numerami 4 i 6, a osobami najczęściej odrzucanymi są osoby
z numerami 1 i 3. Bezpośredni przełożony pracowników, czyli kierownik analiz rynkowych jest osobą lubianą i szanowaną w zespole pracowniczym, gdyż wybrały go aż cztery osoby i nie otrzymał żadnych odrzuceń. Socjogram wykrył jedną grupę nieformalną, tworzą ją osoby z numerami 2, 4 i 6, które darzą się wzajemną sympatią i razem dobrze współdziałają. Wykryto także, które osoby znajdują się w stanie konfliktu są to osoby z numerami 1, 2 i 3, darzą się one najmniejszą sympatią a powody takiego stanu rzeczy wynikają z odpowiedzi zawartych w ankiecie.
Z tego badania kierownictwo wyciągnęło pewne wnioski i postanowiło przegrupować pewne osoby na inne stanowiska pracy i zmienić nieco strukturę pracy w przedsiębiorstwie. Pracowników, którzy znajdowali się w ciągłych konfliktach pogrupowano z pracownikami, którzy się lubią i dobrze razem współdziałają. Jednak na tym nie zakończyły się badania gdyż teraz kierownictwo przedsiębiorstwa bliżej i dokładniej zaczęło się przyglądać panującym stosunkom międzyludzkim i bardziej skupiło się na zarządzaniu zasobami ludzkim. Sytuacja w przedsiębiorstwie „YGREK” znacznie się poprawiła po przeprowadzeniu tych badań i obserwacji, z czego wynika, że metody i techniki organizacji i zarządzania są przydatne i pomocne przy rozwiązywaniu problemów różnego typu.
Adam Mickiewicz "Dziady część III"